Meer sociale impact door inzet van technologie

De Koning Boudewijnstichting stelde 120.000 euro ter beschikking om vzw’s uit de non-profitsector te begeleiden bij de keuze en de implementatie van een CRM-systeem. CRM staat voor Customer Relationship Management en heeft als grote voordeel dat het vzw’s helpt bij het beheer van relaties met leden, vrijwilligers, donateurs en partners. Dit bespaart hen veel tijd waardoor ze zich meer kunnen focussen op hun missie. Dat was meteen ook de reden waarom vzw Kadee meteen reageerde op de oproep van KBS.

Vakantiekampen voor iedereen

‘Onze missie is het organiseren van vakantiekampen voor kinderen en jongeren die opgroeien in armoede of maatschappelijk kwetsbare situaties,’ vertelt Joris Van Cauwenbergh, één van de oprichters van vzw Kadee. ‘Omdat kampen te duur zijn, of omdat ze omwille van emotionele moeilijkheden en gedragsmoeilijkheden soms geweigerd worden, valt deze groep al te vaak uit te boot. Zo kwamen we op het idee om kampen te organiseren met meer animatoren dan gemiddeld.’ Bovendien gaat het om vrijwilligers die ervaring hebben met de bijzondere doelgroep waardoor alle kinderen de aandacht en zorg krijgen die ze verdienen. Naast de onbaatzuchtige inzet van vrijwilligers zorgen subsidies en inspanningen van sponsors ervoor dat de kampen betaalbaar blijven. Zo kunnen kansarme kinderen even ontsnappen aan de dagelijkse stress en problemen waarmee ze geconfronteerd worden.

Groeispurt

Zeven jaar geleden stond Joris Van Cauwenbergh mee aan de geboortewieg van vzw Kadee. Vandaag blikt hij tevreden terug op het afgelegde parcours. ‘In het begin zijn we gestart met drie kampjes tijdens de zomervakantie, maar ondertussen bieden we tijdens elke schoolvakantie verschillende kampen aan,’ zegt hij. Het spreekt voor zich dat het aantal leden en vrijwilligers daardoor exponentieel gestegen is, maar gaandeweg besloot de vzw ook haar actieterrein uit te breiden. ‘Omdat we zagen dat sommige kinderen buiten hun leefgroepen haast geen sociale contacten hadden, deden we een oproep tijdens De Warmste Week. Zo kregen we de nodige steun voor weekendwerking en de nodige middelen voor een jaarlijkse uitstap.’ En alsof dat nog niet genoeg is, ijvert de vzw nu voor een erkenning als landelijke jeugdvereniging. Onder dit nieuwe statuut zouden ze meer subsidies krijgen waardoor ze op nationaal niveau nog meer kinderen een zorgeloze vakantie kunnen bezorgen. Keerzijde van de medaille is de organisatorische complexiteit. Vandaag worden de jeugdkampen nog lokaal georganiseerd, maar als vzw Kadee een landelijke jeugdvereniging wordt, zal de schaalvergroting ervoor zorgen dat de administratieve druk alleen maar toeneemt. Bovendien zal er moeten gewaakt worden over de geografische spreiding van de leden. Daarom werd er beslist om proactief op zoek te gaan naar een CRM-systeem.

Professionaliseren en automatiseren

‘Om onze toekomstplannen te kunnen realiseren, moesten we dringend professionaliseren,’ verklaart Van Cauwenbergh. ‘De afgelopen zeven jaar bewaarden we de gegevens van onze vrijwilligers en leden in Excellijsten. Als je slechts drie kampen per jaar organiseert, kan je nog iedereen persoonlijk contacteren en de gegevens up-to-date te houden, maar ondertussen is dat niet langer werkbaar. Vandaar dat de oproep van KBS als een geschenk uit de hemel kwam. Een CRM-systeem zou ons toelaten om het uitsturen van nieuwsbrieven te automatiseren alsook inschrijvingen te linken aan facturatie. Vol verwachting gingen we naar een eerste kennismakingsessie met BIZZDEV die in opdracht van SOCIALware vzw voor ons op zoek zou gaan naar het CRM-systeem dat het best aansloot bij onze noden. Uiteindelijk stelden zij Odoo voor omdat het modulair is en het systeem ons toelaat om de implementatie te faseren. Op die manier kunnen we de werkdruk spreiden. Met uitzondering van een parttime administratief bediende zijn we immers allemaal vrijwilligers die na onze werkuren het CRM-systeem zullen moeten implementeren. We zijn er ons van bewust dat de overschakeling de nodige inspanningen zal vragen, maar op termijn zal het zeker de moeite lonen.’

Van analyse tot implementatie

Met de financiële steun van KBS deden 40 Nederlandstalige en 40 Franstalige vzw’s beroep op een begeleidingspakket ter waarde van 1500 euro. De Stichting werkt hiervoor samen met SOCIALware vzw, een “tech for good” vereniging die gereduceerde prijsafspraken maakt met IT-leveranciers, specifiek voor de verenigingssector. Hierdoor is SOCIALware de ideale partner om vzw’s te begeleiden in elke stap van het proces. Heel concreet ging het als volgt:

• Samen met de vzw’s analyseerde SOCIALware de behoeften en noden.
• Op basis van deze analyse werden de vzw’s begeleid naar een geschikte CRM-toepassing.
• Tijdens het implementatieproces konden de vzw’s beroep doen op advies van SOCIALware en de aanbieder van het CRM-systeem.
• Het begeleidingspakket voorzag daarnaast ook technische en zakelijke ondersteuning.