Des logiciels de gestion des contacts au bénéfice du secteur associatif

Les logiciels de ‘gestion de la relation client’ permettent aux associations de gagner du temps et de se recentrer sur leurs missions premières. La Fondation Roi Baudouin a confié à l’asbl SOCIALware le soin de concocter un appel à projets, à hauteur de 120.000 euros, permettant à 80 associations d’acquérir un logiciel de gestion des contacts, et d’apprendre à l’utiliser.

Dès l’appel à projets publié, les demande ont afflué. « L’appel a même été clôturé avant la date limite, ce qui montre l’intérêt du secteur associatif pour ce genre de solutions techniques », explique Antonio Tiani de l’asbl SOCIALware, qui permet à des milliers d’associations belges d’obtenir du matériel informatique à prix fortement réduit. Au vu de cette expertise, c’est naturellement vers SOCIALware que la Fondation Roi Baudouin s’est tournée pour aider des associations à acquérir et utiliser un logiciel de ‘gestion de la relation client’, mieux connu sous le nom de CRM pour ‘Customer Relationship Management’. En partenariat avec la Fondation Roi Baudouin, SOCIALware a donc lancé un appel à projets et sélectionné 80 associations, réparties équitablement sur l’ensemble du pays, afin qu’elles puissent bénéficier d’un soutien de 1.500 euros couvrant l’acquisition d’un logiciel CRM assorti d’un accompagnement taillé sur mesure pour sa mise en œuvre.

‘L’outil’, le logiciel CRM, c’est une vaste base de données, qui permet d’enregistrer tous les contacts des associations (bénéficiaires, partenaires, donateurs, clients), puis de les agencer en fonction des besoins, de les filtrer grâce à une multitude de critères (géographiques, d’âge, de participation à des activités passées…) afin de mieux cibler les communications futures. « Sans cela, les associations multiplient les fichiers Excel. Avec le CRM, elles disposent d’un ‘endroit’ centralisé, sûr et accessible », détaille Antonio Tiani. « La solution CRM aide à optimiser la gestion d’une association et permet de gagner beaucoup de temps. »

Seules les associations actives dans l’inclusion sociale, comptant entre 1 et 5 équivalents temps plein, pouvaient bénéficier de l’offre proposée via l’appel à projets lancé fin 2023. SOCIALware s’est impliquée dans l’évaluation des besoins de chaque association lauréate avant de les orienter vers l’une des trois solutions CRM disponibles : Salesforce for non-profit, Odoo ou Zoho. De drôles de noms d’oiseaux auxquels le monde associatif n’est pas vraiment habitué. D’où la nécessité d’accompagner la mise en œuvre. SOCIALware a donc mis en lien les bénéficiaires de l’appel avec des partenaires spécialisés dans l’installation et la formation à l’utilisation de ces outils, SOCIALware s’assurant, du début à la fin du processus, que tout se déroule sans accroc.

Se recentrer sur le cœur de mission

Parmi les bénéficiaires de ces logiciels CRM figure l’asbl ‘Independent learning platform’ (ILPatform). Basée à Bruxelles, l’association propose des cours d’informatique et de programmation à des jeunes de 6 à 16 ans. ILPatform intervient en classe, mais son offre couvre aussi des stages et des activités parascolaires. « Notre constat, c’est qu’il existe bien peu d’initiation à la programmation à l’école, en tout cas à Bruxelles », explique Daniel Cortild, le directeur de l’association. « Nous essayons de combler ce manque. » Créée en 2021, l’asbl a initié en 2023 plus de 3.000 enfants aux balbutiements de la programmation et à sa logique analytique. Cette ouverture au monde parfois intimidant de la programmation peut déclencher de nouveaux centres d’intérêt chez les jeunes, leur permettre de développer de nouveaux savoir-faire, et, qui sait, de glaner quelques rêves d’avenir. C’est en tout cas la conviction défendue par Daniel Cortild.

La mission de l’asbl est importante, mais elle est empiétée par les tâches administratives. Dans ce contexte, l’acquisition d’un logiciel CRM va donner de l’air aux équipes. « Nous avons un fichier Excel pour les clients des formations, d’autres pour les stages… Nos données sont dispersées », constate Daniel Cortild. Le CRM permettra de mieux ventiler les données et de cibler les communications, les envois de newsletters, les promotions. « En rassemblant les données dans un système unifié, puis en les filtrant en fonction de nos besoins, nous pourrons organiser finement la publicité de nos activités », ajoute le directeur. Les solutions CRM, surtout répandues dans le monde de l’entreprise, semblent donc répondre réellement aux besoins des associations. « Grâce à la réduction du temps consacré à l’administratif, les asbl peuvent se recentrer sur le cœur de leurs missions sociales », résume ant.